CHARTE VIE PRIVÉE - POLITIQUE DE GESTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL DE LA SRL De Ceuster & Associés
2^ème trimestre 2025

La srl De Ceuster & Associés ayant son siège social rue de la Gare 13 à 1420 Braine-l'Alleud, avec unité d'établissement rue de la Gare 13 a à 1420 Braine-l'Alleud, inscrite à la BCE sous le numéro 0414.144.270, est responsable du traitement des données à caractère personnel et souhaite communiquer sa politique à sa clientèle.

La manière dont la srl utilise et protège les données à caractère personnel que vous êtes amenés à lui communiquer dans le cadre d'un contrat de prestations de services vous sont explicitées ci-après.

La charte précise les circonstances justifiant l'intérêt légitime de la srl à récolter et traiter les informations de tiers dans le cadre de sa mission.

Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière notamment, le Règlement (U.E.) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « R.G.P.D. »).

Le présent document d'information relatif à la protection des données à caractère personnel décrit la manière dont nous traitons vos données ainsi que les droits que vous pouvez exercer sur les données qui vous concernent en qualité de personne concernée.

Vous pouvez donc réagir à l'une des pratiques décrites ci-après en nous contactant.

La présente charte est susceptible d'adaptation et de modification en vue de respecter les dispositions légales ou technologiques.

1. POURQUOI la srl DE CEUSTER & ASSOCIÉS TRAITE-T-ELLE LES DONNÉES PERSONNELLES ET QUEL EST LE FONDEMENT JURIDIQUE DE NOS TRAITEMENTS ?

Selon les données collectées et traitées ainsi que les catégories de personnes concernées, les finalités et les fondements juridiques de nos traitements diffèrent.

La srl traite vos données :

Traitement	Finalité de l'utilisation	Fondement juridique du traitement
Gestion des demandes des clients	Nous traitons les données dans le cadre des demandes de nos clients, personnes morales ou physiques.	Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Gestion administrative des dossiers de nos clients	Nous traitons les données personnelles dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles de la srl à l'égard de nos clients, personnes morales ou physiques.	Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Gestion administrative des dossiers de nos clients lorsque nous agissons comme des agents immobiliers	Nous traitons les données personnelles dans le cadre de la réalisation des obligations contractuelles ou précontractuelles de la srl à l'égard de nos clients, personnes morales ou physiques.	Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat qui nous lie à nos clients (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Gestion de la comptabilité	Nous traitons les données personnelles pour établir notre facturation.	Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales définies par le Code de droit économique et le Code T.V.A. en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du RGPD).
Gestion des relations précontractuelles	Nous traitons les données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que les clients nous adressent ou les offres de services et les C.V.	Ce traitement est nécessaire à la réalisation de mesures précontractuelles (article 6.1.b. du R.G.P.D.) en vue de permettre ou faciliter une relation contractuelle future.
Gestion de nos fournisseurs	Nous traitons les données personnelles dans le cadre de nos obligations contractuelles à l'égard du client.	Ce traitement est nécessaire à la réalisation de nos obligations légales visées par le Code de droit économique en matière fiscale et comptable (article 6.1.c. du R.G.P.D.) et à l'exécution du contrat qui nous lie à notre client (article 6.1.b. du R.G.P.D.)
Gestion de notre contentieux éventuel	Nous pouvons être amenés à utiliser des données personnelles pour défendre nos intérêts en justice dans le cadre d'un éventuel contentieux.	Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux du client (article 6.1.f. du R.G.P.D.). Nous pourrions également être amenés à traiter des données sensibles chaque fois que cela est rendu nécessaire par la constatation, l'exercice ou la défense de nos droits en justice conformément aux dispositions de l'article 9 §2, f. du R.G.P.D.
Gestion des données de tiers	Dans le cadre de la mission de géomètre-expert nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel relatives aux propriétés d'autrui, voisinage etc. Cette collecte est nécessaire dans le cadre d'une mission, par exemples sans que ceux-ci soient exhaustifs : de bornage, mesurage amiable ou judiciaire. Les voisins disposent de droits en tant que personne concernée (cf. point 6).	Ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime, dès lors que nous avons mis en balance cet intérêt et les intérêts ou libertés et droits fondamentaux des personnes concernées (article 6.1.f. du R.G.P.D.).

2. QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUI SONT TRAITÉES PAR la srl De Ceuster & Associés ET D'OÙ PROVIENNENT-ELLES ?

Nous collectons uniquement des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.

Nous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur nos clients, la raison de leur collecte, ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.

Traitement	Les données collectées et traitées	Modalités de la collecte
Gestion des demandes des clients	Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise) ; données d'identification électronique (adresse mail) ; données financières (n° de compte) ; de manière générale toutes les données nécessaires à l'exercice de la mission, par exemples sans que ceux-ci soient exhaustifs : plan, actes, données légales du bien via myminfin.be.	Soit directement auprès du client ; soit auprès d'un tiers ; soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.
Gestion administrative des dossiers des clients	Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise) ; données d'identification électronique (adresse mail) ; données financières (n° de compte) ; données communiquées par le client ; autres données : par exemples sans que ceux-ci soient exhaustifs : plan, actes, données légales du bien via myminfin.be.	Soit directement auprès du client ; soit auprès d'un tiers ; soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.
Gestion de la comptabilité	Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise) ; données d'identification électronique (adresse mail) ; données financières (n° de compte).	Soit directement auprès du client ; soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.
Gestion des relations précontractuelles	Données d'identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone, numéro d'entreprise, contenu du message laissé sur le formulaire de contact) ; données d'identification électronique (adresse mail) ; données communiquées par le client afin d'évaluer si nous pouvons traiter son dossier ou sa demande.	Directement auprès du client.
Gestion de nos fournisseurs	Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise, numéro de commande) ; données financières (n° de compte).	Soit directement auprès du client ; soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles (Banque Carrefour des entreprises).
Gestion du contentieux	Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise) ; données d'identification électronique (adresse mail) ; caractéristiques professionnelles (profession) ; données financières (n° de compte) ; photographies ou images.	Soit directement auprès du client ; soit obtenues auprès de la compagnie d'assurance ; soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.
Gestion des données de tiers (voisinage)	Données d'identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise, contenu du message laissé sur le formulaire de contact) ; données d'identification électronique (adresse mail) ; données fournies volontairement par le client et nécessaires à la mission ; autres données : par exemples non exhaustifs : plan, actes nécessaires à la mission ; données récoltées sur myminfin.be pour l'exécution de la mission.	Soit directement auprès du client ; soit auprès d'un tiers ; soit parce que le client ou une autorité publique les a rendues publiquement accessibles.

3. AVEC QUI la srl DE CEUSTER & ASSOCIÉS PARTAGE-T-ELLE LES DONNÉES PERSONNELLES ?

Tout partage de données s'effectue dans le respect du présent document et des règles légales applicables. Si le traitement d'un dossier le nécessite, notre société pourra partager certaines données dudit dossier notamment en cas de contentieux.

Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de l'équipe de la srl DE CEUSTER & ASSOCIÉS intervenant comme collaborateur interne ou externe ou associé ou tout conseil technique dans la stricte mesure nécessaire à l'exécution des obligations de notre société.

La srl peut être amenée à devoir transmettre les données personnelles à des tiers en vertu de la loi, de décrets ou d'autres dispositions réglementaires auxquelles elle ne peut se soustraire. Notre société peut également partager certaines données avec ses cocontractants, qualifiés de « sous-traitant » au sens du R.G.P.D., dans la mesure strictement nécessaire au fonctionnement d'applications ou systèmes de gestion informatisés ou non informatisés auxquels le cabinet a souscrit. Les prestataires de services avec qui nous sommes amenés à partager les données des clients sont les suivants :

Type de prestataire de service	Localisation
Prestataires de solutions d'envoi d'e-mails	En Europe
Prestataires de solutions d'envoi postal	En Europe
Prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l'infrastructure et des systèmes	En Europe
Prestataires de service d'hébergement / Cloud	En Europe
Comptables et prestataires de services financiers	En Europe
Banques / Assurances	En Europe
Assureur tiers-payeur	En Europe
Prestataire de service de copies	En Europe

4. COMBIEN DE TEMPS LE CABINET GARDE-T-IL LES DONNÉES PERSONNELLES ?

La durée de conservation des données personnelles varie selon les finalités des traitements de ses données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que la loi nous impose.

Le traitement	Durée
Gestion des demandes des clients	10 ans à compter de la clôture du dossier.
Gestion administrative des dossiers de nos clients	10 ans à compter de la clôture du dossier et 30 ans à compter de la clôture du dossier pour les PV et plans en relation avec le droit de propriété.
Gestion de la comptabilité	7 ans à compter de l'année durant laquelle le client a été encodé comptablement.
Gestion des relations précontractuelles	Les données sont immédiatement supprimées, à l'exception des C.V. gardés dans la réserve de recrutement pendant un an.
Gestion de nos fournisseurs	10 ans à compter de l'année durant laquelle le client a été encodé comptablement.
Gestion du contentieux	Les données sont supprimées après l'exécution du jugement ou la clôture définitive du litige.
Gestion administrative des dossiers des clients lorsque nous agissons comme des agents immobiliers	10 ans à compter de la clôture du dossier et 30 ans à compter de la clôture du dossier pour les plans et PV en relation avec le droit de propriété.
Gestion des données de tiers	10 ans à compter de la clôture du dossier et 30 ans à compter de la clôture du dossier pour les PV et plans en relation avec le droit de propriété.

5. LA SRL DE CEUSTER & ASSOCIÉS TRANSFÈRE-T-ELLE LES DONNÉES PERSONNELLES EN DEHORS DE L'UNION EUROPÉENNE ?

Les transferts des données vers un pays hors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen ne seront autorisés, que si et seulement si :

• La Commission européenne a rendu une décision qui établit que ce pays assure un niveau de protection adéquat des données, c'est-à-dire équivalent à celui prévu par la législation européenne. Les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
• Le transfert est couvert par une garantie appropriée accordant un niveau de protection des données équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les clauses contractuelles types de la Commission, un Code de conduite, une certification, des règles d'entreprise contraignantes, le consentement.

En l'absence de décision d'adéquation ou des garanties appropriées, un transfert ou un ensemble de transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers reste possible si ce transfert est nécessaire à l'exercice de la mission.

6. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES DONNÉES PERSONNELLES DES CLIENTS ?

En toutes circonstances, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle des données personnelles des clients, en vue de les prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l'accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si le client a connaissance de l'existence d'une fuite de données ou s'il en suspecte une, nous lui demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

7. QUELS SONT LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ET COMMENT NOUS CONTACTER ?

Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le R.G.P.D., les clients ont les droits suivants :

• Le droit d'accès en ce compris le droit de savoir que notre société traite leurs données personnelles ;
• Le droit de recevoir une copie des données traitées ;
• Le droit de rectification des données traitées ;
• Le droit de retrait du consentement ;
• Le droit de s'opposer au traitement de leurs données personnelles notamment si leurs données personnelles sont traitées sur la base de notre intérêt légitime ;
• Le droit de limiter le traitement des données traitées :
  • Si la personne concernée conteste l'exactitude de ces données, dans l'attente de l'évaluation des intérêts en présence avant l'exercice du droit d'opposition au traitement de certaines données personnelles ;
  • Si le traitement de ses données personnelles est illégitime, mais que la personne concernée ne souhaite néanmoins pas exercer son droit à l'effacement des données ;
  • Si nous n'avons plus besoin des données personnelles de la personne concernée mais qu'il en a besoin dans le cadre d'une action en justice.
• Le droit à l'effacement des données traitées ;
• Le droit à la portabilité des données traitées ;
• Le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données :
  www.autoriteprotectiondonnees.be
  Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
  Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
  Télécopie : +32 (0)2 274 48 35
  Courriel : contact@apd-gba.be

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, les clients sont invités à consulter la page suivante de l'Autorité de protection des données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

Nous ne manquerons pas de donner suite aux demandes de la personne concernée dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de sa demande, nous l'informerons des suites que nous y avons réservées.

Selon la difficulté de sa demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d'autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, la personne concernée sera avertie de cette prolongation dans le mois suivant la réception de son formulaire. En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l'obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.

La personne concernée peut exercer ses droits en s'adressant à la srl DE CEUSTER & ASSOCIÉS à l'adresse mail suivante : info@de-ceuster.be ou par envoi postal à l'adresse suivante : rue de la Gare 13a - 1420 Braine-l'Alleud.

Nous prions la personne concernée de joindre à sa demande les pièces ou informations nécessaires à prouver son identité, à défaut nous pourrions lui revenir afin de solliciter une preuve de son identité, par exemple une copie de la carte d'identité, en vue de donner les suites utiles à sa demande.

Enfin, lorsque la demande d'exercice de droit est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, elle pourra être refusée ou faire l'objet du paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées.

8. QUEL EST LE DROIT APPLICABLE ET LA JURIDICTION COMPÉTENTE ?

La présente Politique est régie par le droit belge. Tout litige relatif à l'interprétation ou l'exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge.

9. Utilisons-nous des cookies ou autres traceurs ?

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